Do Google Forms a 1.400 inscritos: o caso Peara Run

Todo evento que dá certo esbarra no mesmo momento: a procura passa a ferramenta. Na primeira Peara Run, esse momento chegou em menos de uma hora: foram mais de 300 vagas preenchidas nos primeiros 60 minutos, ainda num formulário improvisado no Google Forms.

Onde o formulário para

Formulário coleta resposta; ele não opera um evento. Na prática, cada inscrição exigia conferir comprovante de Pix na mão, caçar duplicados na planilha, responder um por um no WhatsApp. E nada disso trava vaga: duas pessoas podiam "garantir" o mesmo lugar ao mesmo tempo. Com o evento crescendo de 300 para mais de mil interessados, a conta não fechava mais.

A migração no meio do voo

A prova migrou para a Rota Inscrições com as vendas em andamento. É o pior cenário possível para trocar de sistema, e exatamente o cenário em que ele precisa provar que funciona:

• Importação da lista existente, nome a nome: quem já tinha se inscrito pelo formulário entrou na plataforma com relatório de conferência: ninguém ficou para trás, nenhum duplicado passou;
• Pix com confirmação na hora: pagou, está inscrito. Sem comprovante por WhatsApp, sem conferência manual;
• Lotes automáticos: virada de preço e controle de vagas sem intervenção humana às 2h da manhã;
• Proteção anti-bot e trava de CPF: uma vaga por atleta, sem disputas de planilha;
• Painel em tempo real para a organização: a HB Produções acompanhava cada venda, cada kit e cada lote ao vivo. Decisão com número, não com achismo.

Do clique ao número de peito

Inscrição online não termina no pagamento: termina com o atleta certo, com o kit certo, no dia certo. A numeração e a chipagem saíram direto da base da plataforma, e a retirada de kits rodou com conferência digital, sem prancheta e sem fila para "procurar seu nome na lista".

Perguntas que todo organizador faz

Formulário funciona para evento pequeno?

Para coletar interesse, sim. Para vender inscrição, com pagamento, vaga travada e kit vinculado, não: o trabalho manual cresce junto com o sucesso do evento, e é justamente no pico que ele quebra.

Dá para migrar com as inscrições já abertas?

Dá. A Peara Run é a prova. A Rota importa a lista existente com relatório nome a nome: o que entrou, o que caiu fora e por quê. Quem se inscreveu antes não percebe a troca.

O que a organização enxerga durante as vendas?

Tudo, ao vivo: inscrições por dia, receita, lotes, kits por tamanho, equipes e origem de cada venda. É o painel que a HB Produções usou para pilotar a prova até os 1.400.

Organiza um evento esportivo? A Peara Run começou exatamente onde você talvez esteja agora. Conheça a plataforma na página para organizadores: publicar evento é grátis, e você só paga quando vende.